5 dicas para planejar viagens corporativas

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Planejar viagens corporativas

O planejamento é parte fundamental de uma viagem. Sem ele são enormes os riscos de se perder o voo, chegar atrasado a um compromisso ou enfrentar qualquer outro tipo de contratempo.

Se a ideia é planejar viagens corporativas os cuidados devem ser ainda maiores. Por isso, neste artigo trazemos cinco dicas importantes para que tudo saia na mais perfeita ordem. Confira:

1. O primeiro passo para planejar viagens corporativas é fazer o check list

Fazer uma lista de tudo o que será preciso é a primeira medida para quem vai planejar viagens corporativas. Ela servirá de base para os próximos passos. Portanto, será necessário anotar quesitos como:

  • Quantidade de pessoas que vão viajar;
  • Data e horário de ida e volta;
  • Solicitação e aprovação dos deslocamentos (verba disponibilizada);
  • Documentação;
  • Viabilização de compra de passagens e hospedagem;
  • A necessidade de deslocamento no destino da viagem;
  • Possibilidade de gastos extras.

Depois de fazer a lista é hora de passar para os próximos procedimentos.

2. Depois é hora de pesquisar passagens

Esse é um dos pontos mais importantes ao planejar viagens corporativas, pois há como economizar. Sabendo a data de ida e volta, a dica é começar a procurar as passagens com bastante antecedência.

Horários alternativos como o período da noite e madrugada podem garantir um ótimo desconto. Só é importante verificar se isso não interferirá nos compromissos ou prejudicará o descanso dos funcionários.  

3. Reservar a hospedagem com antecedência

Planejar viagens corporativas

Assim como as passagens, é importante fazer a reserva do hotel com antecedência e na data e horário corretos para não ter gastos extras ultrapassando o check in ou check out. Principalmente quando se trata de vários funcionários.

Outra dica importante é procurar um estabelecimento que não exija muitos deslocamentos, que seja próximo dos pontos da reunião, congresso, seminário, enfim, do motivo que levou a empresa a deslocar funcionários.

Atenção também com as refeições. Em alguns casos a inclusão do almoço e jantar custam menos do que levar os funcionários para almoçar em outros restaurantes.

4. Contabilizar o translado é outro ponto importante

Ao planejar viagens corporativas é importante verificar se há necessidade de translado. Às vezes o evento ou reunião é realizado no próprio hotel, mas quando isso não acontece o ideal é contabilizar se o aluguel de um carro sai mais em conta do que pagar outro tipo de transporte.

Antes, porém, é importante verificar se esse tipo de gasto se enquadra na política de viagens da empresa.

5. Despesas extras também fazem parte do planejamento

Mesmo com orçamento apertado, ao planejar viagens corporativas vale reservar uma quantia para despesas extras. Contratempos podem acontecer e é importante se prevenir para que os colaboradores não passem por uma situação constrangedora.

Sendo assim, a dica é verificar com a empresa quanto pode ser reservado e que tipo de contratempo essa quantia cobriria. Combinar a possibilidade de reembolso em imprevistos também deve entrar no planejamento.

Neste artigo mostramos que, ao planejar viagens corporativas, é necessário levar alguns quesitos em consideração. O primeiro passo é fazer uma lista de tudo o que é preciso. Marcar passagens e hospedagens com antecedência são as medidas seguintes, bem como separar uma verba para despesas extras e translado. Em uma viagem a acomodação é uma das principais preocupações, então, privilegie hotéis que ofereçam todo o conforto e praticidade.

Que tal este artigo sobre como planejar viagens corporativas? Deixe aqui os seus comentários e sugestões para os próximos textos.

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